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档案工作基础知识
来源: 管理员 浏览次数: (2059) 发布时间:2013/10/9 0:00:00
 
        档案:是记录和反映国家机构、社会组织或个人在工作、生产、科研、学习等活动原貌的,按一定规则组合归档,以备查考利用的各种文献。
        档案的本质属性:原始记录性。
        档案的价值:凭证价值、参考价值。
        高等学校档案:是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案是一定时期高校在教育、教学、科研和管理活动中的真实反映,是对高校建设的真实记录,它客观反映着领导决策、基础设施建设、学科建设、人才培养、科学研究等各方面的过程和成果。
        档案工作的内容:包括4个方面:管理档案实体、开发档案信息资源、提供档案服务、处理反馈信息。
        档案管理:主要是指收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计,通常称为8个环节。档案管理是用科学的原则和方法管理档案,为社会服务。
        案卷:由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
        立卷:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
        归档:指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交档案馆保存的过程。
        归档材料:指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种材料。归档材料的载体包括纸质(原件)、电子、照(胶)片、录像(音)等各种载体形式。
        归档材料整理:是将归档材料以件为单位进行有序化、系统化整理的过程。内容包括对归档材料进行鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。
        分永久、长期、短期三种。永久指无限期地尽可能长远地保存下去;长期指档案须保存十六年至五十年左右;短期指保存时间为十五年。
        归档材料整理的意义:
        (一)方便查找和利用;
        (二)有利于文件材料的安全保管。
        归档文件整理的基本原则:
        遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
        归档材料整理的基本要求:
        (1)文件材料办理完毕即归档(装入部门预立卷);
        (2)保证文件材料的齐全完整;
        (3)保持文件材料之间的有机联系;
        (4)正确鉴定文件的价值;
        (5)分类科学合理;
        (6)排列有序;
        (7)编目规范与正确。
        归档文件材料的确定原则:
        1、必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值;
        2、必须是原件,反映部门职能活动的全过程,必须保证完整、真实、准确、系统;
        3、必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,体现部门工作的职能特点。

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