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四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准(试行)
来源: 川教〔2009〕204号 浏览次数: (1842) 发布时间:2015/11/4 0:00:00

考核序号

考核内容

标准分

考核细则及评分标准

备注

1

组织管理

22

 

 

1.1

档案工作实行综合管理,坚持集中统一管理原则,做到统一领导、统一机构、统一制度。

1

1.未做到统一领导、统一机构、统一制度的扣0.5分。

2.各种门类和载体档案未集中统一管理的扣0.5分,因工作需要而设档案分室的不扣分。

 

1.2

档案工作纳入学校整体发展规划,各部门、各院系档案工作列入工作计划或目标管理。

2

1.未纳入学校整体发展规划的扣1分。

2.各部门、各院系档案工作未列入工作计划或目标管理考核内容的扣1分。

 

1.3

档案事业所需经费列入学校预算,并能满足档案工作的发展需要。

2

1.档案事业所需经费未列入学校预算的扣1分。

2.档案工作经费不能满足档案工作发展需要的扣1分。

 

1.4

高校档案工作由校长领导,主管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

1.5

1.未明确校长主要职责的扣0.5分。

2.未明确主管档案工作校领导主要职责的扣0.5

3.无事例说明校长及时解决档案工作实际问题的扣0.5分。

 

1.5

档案工作形成了管理网络。

1.5

1.未建立档案管理网络的不得分。

2.各部门、各院系无分管档案工作领导的扣0.5分。

3.各部门、各院系无专兼职档案工作人员的扣0.5分。

4.未定期开展活动的扣0.5分。

 

1.6

建立健全学校档案机构并配备专兼职档案人员且相对稳定,工作变动及时办理档案移交手续。

1.5

1.无机构和专兼职档案人员的不得分。

2.人员配备不适应学校档案工作需要的扣0.5分。

3.专兼职档案人员一年中变动两次及以上的(提职、升迁除外)扣0.5

4.专兼职档案人员工作变动未及时办理档案移交手续的扣0.5分。

 

1.7

档案人员岗位责任制。

1.5

1.未建立档案人员岗位责任制的扣1分。

2.档案人员履行职责不力的扣0.5分。

 

1.8

档案人员文化程度、专业技术职务及接受档案业务培训。

2

1.档案人员未全部达到大专以上文化程度的扣0.5分;中级以上专业技术职务低于50%的扣0.5分。

2.参加市(州)级以上档案业务培训率未达80%的扣0.5分。

3.无继续教育证明或培训证明的扣0.5分。

 

1.9

专职档案人员享受学校教学、科研和管理人员同等待遇;对长期接触有毒有害物质的档案人员,按有关规定予以补助。

1

1.未享受同等待遇的不得分。

2.未按有关规定补助的酌情扣分。

 

1.10

学习、贯彻档案法律、法规、规章及高校有关档案工作的规定、办法和标准规范。

1.5

1.未组织学校中层以上管理干部学习、贯彻有关档案法律、法规、规章的扣0.5分。

2.未组织学校档案人员学习、贯彻档案法律、法规、规章及有关高校档案工作的规定、办法和标准规范的扣0.5分。

3、未在全员范围内开展档案法律、法规、规章学习、宣传的扣0.5分。

 

1.11

建立健全档案管理制度。

5

1.未制定学校档案收集、整理、保管、鉴定销毁、统计、利用、保密、安全保卫制度的,缺一项扣0.5分,扣完2分为止。

2.未实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度的扣1分。

3.未建立健全档案工作的检查、考核与评估制度的扣1分。

4.未定期布置、检查、总结、验收档案工作的扣1分。

 

1.12

学校档案机构对各部门、各院系及附属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

1.5

1.未对各部门、各院系及附属单位档案工作进行监督、检查和指导的扣1分。

2.未组织各部门、各院系及附属单位档案人员业务学习、参加档案行政管理部门组织的业务培训的扣0.5分。

 

2

基础设施设备

16

 

 

2.1

档案库房、阅览室、办公室实行三分开。

2

1.未分开的不得分。

2.两分开扣1分。

 

2.2

库房建设符合档案保管要求。

3

1.档案库房(含档案分室)不符合《档案馆建设

标准》和《档案馆建筑设计规范》或未按要求改造的扣2分。

2.档案库房面积不能满足需要(至少预留能容纳5年以上档案的空间)扣0.5分。

3.存放涉密档案未设有专门库房或档案专柜的扣0.5分。

 

2.3

采取了必要的保护措施;步实现档案库房管理的现代化、智能化、科学化。

5

1.无适宜档案工作需要的消防器材、防盗设施、避光窗帘、空调机、除湿机、防磁柜、吸尘器、温湿度测试仪、消毒杀虫设备、防虫药物等保护设备的,缺1项扣0.5分,扣完3分为止。

2.没有温湿度调控系统、防盗、防火报警系统及视频监控系统的,缺一项扣0.5

 

2.4

档案装具数量充足、符合要求。

2

1.档案柜、架数量不能满足需要扣0.5分;质量差的扣0.5分。

2.文书、会计、科技、照片、声像档案及有规定的其他专门档案的卷盒、卷皮、芯页等,不符合有关要求的每一项目扣0.2分,扣完1分为止。

 

2.5

档案现代化管理设备。

4

无计算机、打印机、扫描仪、刻录机、复印机、照相机、摄像机、服务器的,缺1项扣0.5分。

 

3

基础业务建设

41

 

 

3.1

文件材料归档范围和保管期限的划分。

5.5

1.未制订各门类文件材料归档办法的扣0.5分。

2.未编制本校学生类、教学类、出版物类、外事类以及文书、科技、会计文件材料归档范围的各扣0.2分;归档范围不准确的各扣0.2分。扣完2.5分为止。

3.未按有关规定编制本校学生类、教学类、出版物类、外事类以及文书、科技、会计文件材料保管期限表的各扣0.2分;保管期限划分不准确的扣0.2分。扣完2.5分为止。

 

3.2

文档材料归档及时,交接手续完备。

1.5

1.文件材料未按有关规定及时归档的扣0.5分。

2.无移交登记的扣0.5分。

3.无分管领导、经手人签名的扣0.5分。

 

3.3

归档文件材料齐全、完整、准确。

3.5

1.文书、科技、会计及学生类、教学类、出版类、外事类等归档文件材料不齐全不完整的各扣0.5分,扣完3分为止。

2.上述归档文件材料印章、签字不完善的扣0.5分。

 

3.4

归档文件制成材料符合质量要求。

1

1.有热敏纸,铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹的扣0.5分。

2.载体不符合耐久性要求的扣0.5分。

 

3.5

制定有本校的分类方案。

2

1.无分类方案的不得分。

2.分类方案编制不科学、不合理的扣1分。

 

3.6

档案整理符合国家标准或高校行业规定。

10

1.文书档案质量不符合《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》或《归档文件整理规则》的扣1分。

2.科技档案案卷质量不符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》的扣1分;科研档案未执行《科学技术研究档案管理暂行规定》的扣1分;基建档案未执行或参照执行《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《四川省重大建设项目档案管理办法》的1分。

3、学生类档案未执行《四川省普通高等学校学生档案管理办法》的扣1分;教学类档案未执行《高等学校教学文件材料归档范围》的扣1分。

4.会计档案整理不符合《会计档案管理办法》的扣1分。

5.照片档案整理不符合《照片档案管理规范》的扣1分。

6.磁性载体档案整理不符合《磁性载体档案管理与保护规范》的扣1分。

7.电子文件未执行或参照执行《电子公文归档管理暂行办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理》、《电子文件归档与管理规范》的扣1分。

 

3.7

卷盒、柜架排放有序、合理。

2

1.无卷盒存放示意图的扣0.5分;示意图不明晰的扣0.5分。

2.柜架排放不合理的扣0.5分;柜架上无指引标识的扣0.5分。

 

3.8

档案保管安全。

3

1.档案出现破损、霉变、褪色、扩散、污损、虫蛀、鼠咬现象未及时修复或复制的扣1分。

2.未对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化、加工成电子档案保管的扣1分。

3.库房内无温湿度测量记录的扣0.5分;温湿度未控制在规定范围内的扣0.5分。

 

3.9

开展档案鉴定、销毁工作。

2

1.对保管期限已满的档案,未开展鉴定工作的不得分。

2.鉴定组织工作不规范的扣0.5分;鉴定手续不齐全的扣0.5分。

3.销毁档案程序不规范的扣0.5分;无销毁清册的扣0.5分。

 

3.10

档案统计内容全面。

2

1.未认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表的扣1分。

2.未建立档案管理基本情况统计台帐(档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构、档案利用)的,缺1项扣0.2分,扣完1分为止。

 

3.11

档案现代化管理。

8.5

1.未纳入学校信息化建设规划并同步发展的扣1分。

2.未使用档案管理软件的扣1分。

3.各门类、载体档案未全部实现案卷级管理的扣1分。

4.文件级目录未实现计算机管理的扣1.5分。

5.声像档案未实现数字化管理的扣1分。

6.归档电子文件未刻录成光盘保存的扣1分。

7.档案计算机全文存储未达到30%的扣1分。

8.未建立档案计算机网络管理的扣1分。

 

4

开发利用

21

 

 

4.1

编制配套的检索工具,满足利用者的需要。

3.5

1.未建立分类目录的扣0.5分。

2.无专题目录或专题卡片、著录卡片的扣0.5分。

3.未提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南的扣0.5分。

4.各种门类和载体档案检索工具不齐全(总目录、全引目录、重要文件目录、文号目录、资料目录等,有两种即可)扣1分。

5.未建立以计算机查询为主体的档案检索体系的扣1分。

 

4.2

主动服务,形式多样;提供利用迅速、准确。

2

1.未主动提供档案信息服务的扣0.5分。

2.未采取多种形式服务(分发目录、电话调卷、网络查询等)的酌情扣分,扣完0.5分为止。

3.档案人员不熟悉所管范围档案及相关业务的扣0.5分。

4.档案人员调卷不迅速、不准确的扣0.5分。

 

4.3

有完备的档案借阅手续。

1

1.无借阅登记的扣1分。

2.登记手续不齐全的扣0.5分。

 

4.4

档案利用效果。

1.5

1.无利用效果反馈记录的扣1分;记录不详细的扣0.5分。

2.无利用效果实例选编的扣0.5分。

 

4.5

多种形式开展档案宣传。

3

1.未开展校史展览的扣1分。

2.未建设档案网站的扣1分。

3.未开展其他形式档案宣传的扣1分。

 

4.6

通用性编研成果。

4

1.未编写组织沿革、大事记、全宗介绍的,缺1项扣1分。

2.未汇编、汇总有关文件、制度、基础数据等资料的扣1分。

 

4.7

深层次编研成果。

5

1.无科技或科研成果简介的扣1分。

2.无会议概要或档案信息简报的扣1分。

3.无年鉴或史志的扣1分。

4.无利用档案撰写的著作或论文的扣1分。

5.未开展校史研究或出版档案史料工作的扣1分。

 

4.8

开展高校档案工作经验交流。

1

未开展档案学术研究、档案业务和工作经验交流活动的不得分。

 

加分:

1. 创设了爱国主义教育基地或文化素质教育基地的加0.5分。

2. 在相关专业开设有关档案管理或校史选修课的加0.5分。

3. 档案管理及档案服务特色项目获得国家教育行政部门或档案行政部门表彰、奖励的,每一个项目加0.5分,最多不超过1分。


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