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档案查借阅制度
来源: 管理员 浏览次数: (841) 发布时间:2014/7/3 0:00:00

一、查档指南

(一)服务范围

提供党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等11个门类档案的查询利用;本专科、预科、硕士、博士研究生学籍材料查询;学生成绩、学历、学位证明翻译等服务事项。以上档案资料若涉密或在保密期内,查询按有关规定办理。

(二)查档手续

1、校内外单位需查阅我馆档案,需出示单位介绍信及查档人身份证明。

2、个人查询自己学籍档案信息,需出示本人身份证、学生证或一卡通等证明。

3、代他人查询,需出示本人身份证明及委托人所写的委托书及毕业证或身份证复印件。

4、办理学历证书、学位证书、成绩单翻译或需在复印件、翻译件上盖章的,需提供相关材料原件以及本人身份证。

(三)查档收费

1、收费原则:校内各单位因公查阅档案不收任何费用。校内师生个人因私查询个人档案信息及外单位来我馆查阅相关档案,在符合查阅规定的前提下复印,按有关规定收取复印材料费;我校毕业生如因出国,需提供学籍材料翻译、材料校对盖章等劳务性服务的,可按规定收取一定的服务费;校外教育主管部门及相关学历、学位认证服务机构需提供校对服务的,并要求以公函形式回复,按规定收取一定的服务费;委托档案馆代为保存毕业生学籍档案的,前两年免收档案保管费(从毕业时开始算),超过两年的,按月收取档案保管费。

2、收费依据:参照《四川省物价局、四川省教育厅关于规范高等学校学生代管费和服务性收费的通知》(川价发【2005122号)和《四川省物价局、四川省财政厅关于调整规范保存流动人员人事档案收费标准的通知》(川价费【2003274号)有关收费规定收费。

二、查借阅制度

(一)本校工作人员因工作需要查阅本部门或本人形成的档案,或非本部门非密级档案,持单位介绍信或身份证明可直接到档案馆查阅;查阅非本部门的涉密档案,须经馆负责人同意;查阅学校党委会议、校长办公会议记录、上级文件等不宜公开的档案,须经学校办公室主任批准;上级保密文件需经学校保密委员会批准。

(二)外单位人员利用本馆非密级档案,须持单位介绍信或个人有效证件,按规定办理查阅手续;港、澳人员、台湾同胞、海外侨胞要求利用本馆开放档案的,须经主管部门介绍;外国人利用此类档案,须经学校国际合作交流处介绍和学校保密委员会批准后,方可查阅。

(三)电话查询档案,只限咨询一般问题。

(四)利用档案须认真填写登记表,档案原则上在馆内阅览。校内单位如因工作确需借出,须经馆领导批准,办理借阅手续,借期原则上不超过一周,延长借阅时间需另办理续借手续。对入藏珍贵的历史档案,原则上不外借,并控制复印次数。保密档案一律不外借。

(五)档案利用者要对档案的保密、安全、完整负责。阅档时,严禁吸烟、喝水,严防损坏和污染档案材料;严禁增删、涂改、抽页、调换、撕毁、转借;不得擅自公开档案内容,更不得丢失。如发现上述情况,对责任人按《中华人民共和国档案法》有关条款进行处理。

(六)阅档单位或个人,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要必须从档案中取证的,须经馆领导审查批准后才能复制;复制档案只能在档案馆内进行。

三、档案查阅流程

 


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