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学生档案管理常见问题解答
来源: 管理员 浏览次数: (8362) 发布时间:2013/10/9 0:00:00

    目前,许多大学生对档案的作用与处理流程并不了解,不够重视,往往是“用时才想档案,找档案”。有的在校生已在大学里念书二、三年了,高中档案还未转出或放在个人手上,不按时交到学校档案馆;有的大学毕业后,对档案随意处置,或放在学校置之不理;或者转到人才中心,但不定期缴费;有的不知档案在哪里,更有甚者,错过机要局规定的查询期,致使档案无法追踪查询。这些作法是对自己不负责的,将会严重的影响个人的工作与生活。

    学生档案是一个人成长的轨迹,是在学习期间形成的,它记述和反映个人经历、思想品德、专业能力、学习和工作状况以及所受奖励、处罚等方面的原始记录,是不可复制,是唯一的。如果个人没有档案,就无法查证其过去,造成现在、将来很多事情办不了,因此在现实生活中,档案具有不可替代的作用,我们应给予足够的重视,以免在日后的工作、学习、生活中造成不必要的烦恼和损失。

    下面是一些关于学生档案的基本知识,希望能引起大家的重视,为大家在毕业后管好、用好个人档案提供参考:

    一、毕业生档案中有哪些内容?

    1、本专科毕业生档案材料包括:初高中毕业生登记表、高考志愿表、高考报名登记表、高考体格检查表、团员材料、高校学生登记表、毕业生登记表、学业成绩表、就业通知书白联、实习鉴定表、奖惩记录等,此外部分学生还包含党员材料(正式党员、预备党员、入党积极分子)

    2、研究生材料包含:初高中、高考、大学和工作期间档案以及研究生阶段的毕业生登记表、学位申请书、论文评阅意见表、授位决定、毕业证和学位证复印件、就业通知书白联、奖惩材料等,同样也有部分学生包含党员材料(正式党员、预备党员、入党积极分子)

    二、档案有什么作用?

    学生档案,对于个人来说,无论是就业、工作调动、出国政审、职称评审、工资调整,还是入党()以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等,都将以档案材料为重要的审核依据。下面是一些没有档案无法办理的情况:

    1、工作前单位查档、政审(特别是行政机关、参军、事业单位)

    2、升学(考研)、考公务员、出国、落户口、结婚、生育等;

    3、评职称和工作调动;

    4、购买社保、养老金的领取等;

    5、转正定级和计算工龄。

    三、哪些机构能保管毕业生档案?

    按国家政策规定,高等学校、科研院所人事部门,省、市、县政府部门,组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生的人事档案。各类私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案,一般委托各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托就业所在地或原籍人才交流机构托管。

    四、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务?

    1、负责人事档案关系接受、调出;

    2、办理毕业生的转正定级;

    3、档案工资的晋级;

    4、职称晋升申报;

    5、办理落户手续;

    6、出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;

    7、代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

    五、毕业后档案的基本流向?

    档案通常按照报到证上的户口派遣地派送。大学毕业生的档案通常有以下几个去向:

    1、工作单位可以接收档案和户口的,毕业后档案和户口就可以凭报到证将档案和户口迁入工作单位。

    2、工作单位不能接收户口和档案的,但有的单位指定档案代管单位,可凭单位接收函,将档案转入代管单位。有的单位完全无指定档案代管单位,学生可以凭单位介绍信将档案转入单位所在城市人才中心或根据个人意愿将档案派回毕业生原户籍所在地人才中心或当地人事档案管理部门。

    3、毕业后,未找到工作单位的,学校档案通常按照报到证上的户口派遣地派送回原籍所在地人才中心或当地人事档案管理部门,个别省份会派放到当地教育局。

    4、西部志愿者档案原则上留校二到三年,等服务期满后,根据个人去向派送到指定单位或人才中心(派送前需向学校档案馆提交调档函)

 

    六、档案去向如何查询?查询期限是多久?

    毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函(原件)显示的单位(加盖公章)即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序,一般情况下不会遗失。毕业生到用人单位报到后,要及时到自己所在单位的人事主管部门了解自己的档案是否已经寄达。对寄到人才中心的档案,应及时到场或通过网络查询后确认并办理相关手续和缴费。

    目前,西南民族大学档案馆已经开发完成学生档案的转递查询系统,毕业生可登录学校档案馆网页,查询个人档案去向,并根据档案邮寄机要号、邮寄地址到接收单位确认。

    机要局规定,学生档案寄出之日起一年内可追踪查询档案签收部门和签收人,超出一年,机要局不允查询。

    七、为什么不建议学生将档案留在学校?

    根据国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可由学校暂时保管。许多毕业生以为,既然学校可以保存,就无须再到人才交流机构托管了。有这样的误解是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。在学校保存的只是学习期间的“学籍档案”,学校保存的学籍档案只是“存放”,起不到任何作用,不具备人事代管机构所具有的权利,如计算工龄、出具生育证明、办理出国出境户照证明、转正定级、职称评定等相关事宜,所以不建议学生将档案留在学校。

    八、学生档案是如何转递的?

    学生档案是国家规定的机密文件,学校档案馆派专人送达省机要局交寄,各地机要部门又派专人送达档案接收单位,均有严格的交接签收手续。如遇特殊情况(用人单位急需档案但因为转递时间所限不能及时寄达,且用人单位同意),可以申请通过邮局特快专递方式寄达,或档案馆密封交给本人自带和委托代领。

    九、档案转递的时间?

    通过机要形式转递档案因寄达省份距离远近不同一般需要5-15天左右,因此毕业生到用人单位报到后,应主动查询档案是否寄到该单位。

    十、档案丢失怎么办?

    原则上档案是不能补办的,如有丢失,学校档案馆只能提供当年录取名册、入学登记卡、大学成绩单等复印件,关于高中期间档案、获奖材料、党团组织材料等无法提供,并且提供的材料不完全具有与原件相等的说服力。


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