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2017年毕业生档案合档、寄档时间和安排
来源: yx 浏览次数: (10616) 发布时间:2017/6/6 0:00:00

一、本科毕业生合档材料

 

1、毕业生登记表(按专业班级整理,盖学校公章)、移交清单(学生处印制盖章审批表)

2、学生成绩表(按专业班级整理,一式两份[一份存档、一份装档]分开整理,盖教务处章。存档成绩需附班级名册[档案馆提供模板],名册和成绩表都按学号从小到大排序)、移交清单(档案馆提供模板)

3、学生实习成绩考核表(要有实习成绩并盖章)、移交清单(档案馆提供模板)

4、优秀学生登记表(按年级、专业班级整理,盖学生处章)、移交清单(档案馆提供模板)

5、党员材料(组织人事部组织科审核后装入学生党员档案袋)、移交清单(组织人事部党员材料移交登记表模板,一式三份均要有学院盖章、签字,组织人事部盖章、签字)

6、积极分子材料、移交清单(参考组织人事部党员材料移交登记表模板,一式两份,均要有学院盖章、签字)

7、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书(报到证白联

8、学生体检表

9、入学前档案(含高中档案、已入袋的部分大学期间材料

其中,第1-6项材料由学院提供(第4-6项,需在毕业合档之前完成装档),第7项由招生就业处提供,第8项由校医院提供。第9项由档案馆提供。

学院负责这 项材料具体的合档工作;档案馆负责指导、核查工作。

 


二、研究生毕业生合档材料

 

1、毕业学籍材料(包含研究生毕业登记表、学位申请书、课程学习成绩登记表、学位论文评阅书、授位决定等)

2、党员材料(组织人事部组织科审核后装入党员档案袋)、移交清单(组织人事部党员材料移交登记表模板,一式三份均要有学院盖章、签字,组织人事部盖章、签字)

3、积极分子材料、移交清单(参考组织人事部党员材料移交登记表模板,一式两份,均要有学院盖章、签字)

4、全国毕业研究生就业通知书(报到证白联

5、学生体检表

6、入学前档案(含高中档案、大学档案、工作期间档案、已入袋的部分研究生期间材料)

其中,第1项由研究生院组织安排移交,第2-3项由学院移交(需在毕业合档之前完成装档),第4项由招生就业处提供,第5项由校医院提供。第6项由档案馆提供。

学院负责这 项材料具体的合档工作;档案馆负责指导、核查工作。

 


三、预科毕业生装档材料

 

1、结业生登记表

2、学生成绩表

3、党员材料

4、积极分子材料

5、学生登记表

6、团员材料

7、高中档案

 

ê备注:

1)第1-7项均由预科教育学院提供,装入西南民族大学印制的档案袋后移交,移交时需有详细移交清单(清单列字段含序号、学号、姓名、性别、高中档案、学生登记表、结业生登记表、学生成绩表、团员材料、积极分子材料、备注等。请依次填写、勾选,并按学号从小到大排列后打印),档案袋按学号从小到大排序。

2)预科教育学院负责这 项材料的装档、清点工作;档案馆负责接收、核查工作。

3)学生登记卡,永久存档案馆,不能装入学生个人档案袋。学生登记卡附班级名册(档案馆提供模板,名册和登记卡均按学号从小到大排序)移交档案馆。 

 

 

四、毕业生合档、寄档时间安排

(一)毕业生合档时间安排

1、第一批毕业生(6月毕业)

合档时间

     

上午(8:30-12:00

下午(2:00-6:00

2017-6-26(星期一)

生命科学与技术学院,管理学院

电气信息工程学院,体育学院,彝学学院

2017-6-27(星期二)

药学学院,经济学院

化学与环境保护学院,社会学与心理学学院,藏学学院

2017-6-28(星期三)

计算机科学与技术学院,法学学院

城市规划与建筑学院,外国语学院

2017-6-29(星期四)

研究生院,旅游与历史文化学院

研究生院,艺术学院

2017-6-30(星期五)

研究生院,预科教育学院

研究生院,文学与新闻传播学院

2、第二批毕业生(7月毕业)

合档时间

     

上午(8:30-12:00

下午(2:00-6:00

2017-7-14(星期五)

文科学院

理科学院

2017-7-17(星期一)

文科学院

理科学院

请各学院提前做好合档材料收集工作。合档工作需有老师带队,且在规定时间内完成,未在规定时间内前来,一律不接待。

 

(二)毕业生寄档时间安排

层次

批次

研究生

寄档时间

本科生

寄档时间

预科生

寄档时间

档案改派

截止日期

第一批

77

710

77

研究生:76

本科生:77

第二批

718

718

 

717

注意:请辅导员通知学生注意寄档时间节点,在档案寄出前改派的,学生应及时到档案馆更新档案寄送地址;改派而未到档案馆更新档案寄送地址,以及档案寄出后才改派的,档案会寄往原档案派送单位,学生只能前往原档案派送单位办理转档手续。


五、毕业生档案去向查询

在档案寄出后的一周内,档案馆会将毕业生的转递信息进行发布。档案转递采用“邮政EMS标准快递”邮寄,学生可以根据EMS快递单号查询物流信息。具体操作方法:

1、查询档案寄送信息。访问档案馆网站(dag.swun.edu.cn),点击“学生档案去向查询”链接,查询档案转递单位地址EMS快递单号邮寄时间等。

2、查询邮寄物流信息。根据快递单号到EMS官方网站查询(www.ems.com.cn)或拨打11183电话查询。

提醒:档案寄出后两个月内,学生需要关注和查询档案去向。并且凭就业报到证到档案接收部门及时查询落实档案是否收到。

若档案已寄出但未收到,需要查询邮寄去向的,一定要在一年内查询。邮政公司规定,学生档案寄出之日起一年内可以追踪查询档案签收部门和签收人,超出一年,邮政公司不允查询。

需要档案馆协助查询,请在下学期开学后,拨打档案馆查询电话,028-85522589

 


六、毕业生合影照片移交

毕业生集体合影照片档案是高校照片档案的一个重要组成部分,也是我学校重要档案资料和宝贵财富。为更好的保管、规范学校的毕业生集体合影照片档案,现对我校毕业生集体合影照片归档提出如下意见:

1、归档的毕业生合影照片以班为单位、研究生按学院留影。

2、照片尺寸统一为9寸彩色照片。

3、照片正上方应该有专业名称、年级、摄制时间。

4、照片下方应根据人员所在具体位置,按序填写学生、教师的姓名(领导的姓名后面需要注明职务,无职务的注明“教师”)。

5、应同时提交实物照片和数码照片。

6、移交清单(档案馆提供模板),照片档案移交档案馆前需要填写照片档案移交清单,一式两份。

7、照片归档时间:当年101之前。

备注:详情请到档案馆或拨打电话028-85522573咨询。


七、2017级新生档案装档

1、归档时间:请各学院按照相关要求,将新生档案收集完整,于新生开学后三个月内交到档案馆。

2、归档要求:

1)本科新生个人档案包括:高中档案、党团材料(团籍材料只需装入团申请书,团员证不需要装入)、学生登记表等。

2)档案馆收到邮寄来的新生档案不会返回各学院,届时提供《档案馆已收新生档案清单》,请各学院结合学院和档案馆已收新生档案情况,清点本班未交档案;并及时通知学生与高中学校联系,尽快将本班学生档案收齐。

学生生源地是广西、江苏、山西三个省区的,学校招生就业处打印出《普通高等学校招生考生报名登记表》并移交到档案馆,但为了保证学生档案材料完整,请辅导员通知学生尽可能联系高中学校领取高中阶段有关的纸质档案,未取得材料的学生,请辅导员在班级名单备注栏做好登记。

3)新生档案需统一装入我校印制的档案袋,并工整填写相应信息(档案袋在新学期开学后,到武侯校区档案馆领取)。

4)交档时需附班级名册一份(班级名册须按学号从小到大排列后打印,学生档案袋顺序依班级名册顺序排列,班级名册样本请参考档案馆班级名册模板)。

5)交档地点:武侯校区档案馆。

3、归档注意事项:

1)高中档案袋务必装入西南民族大学印制的学生档案袋。

2)学生登记卡不装入学生档案袋,需按照班级名册排序后,连同班级名册一起交档案馆。

3)西南民族大学学生档案袋,不要封口。

 

档案馆     

二〇一七年六月六日


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