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2020年毕业生档案合档、寄档要求及安排
来源: yx 浏览次数: (8853) 发布时间:2020/6/3 0:00:00
本科毕业生合档材料 

1毕业生登记表(按专业班级整理,盖学校公章)、移交清单(学生处印制的盖章审批表)

2成绩表(按专业班级整理,一式两份[一份存档、一份装档]分开整理,盖教务处章。存档成绩附班级名册[档案馆提供模板],名册和成绩表都按学号从小到大排序)、移交清单(档案馆提供模板)

3毕业实习成绩考核表(要有实习成绩并盖学院章)、移交清单(档案馆提供模板)

4优秀学生登记表(按年级专业班级整理,盖学校公章)、移交清单(档案馆提供模板)

5党员材料(需装入学生党员档案袋)、移交清单(组织部指定的党员材料移交登记表模板,一式三份均要有学院党委盖章、签字,党委学生工作部审核盖章、签字)

6积极分子材料、移交清单(参考组织部党员材料移交登记表模板,一式两份,均要学院党委盖章、签字

7、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书(报到证白联)

8、学生体检表(今年未体检,无该项材料)

9、入学前档案(含高中档案、已入袋的部分大学期间材料)

其中1-6项材料由学院提供,第7项由招生就业处提供,第8项由校医院提供第9项由档案馆提供

学院负责  材料具体的合档工作档案馆负责指导核查工作 

毕业研究合档材料 

1毕业学籍材料(包含研究生毕业登记表、学位申请书、课程学习成绩登记、学位论文评阅、授位决定等

2党员材料(组织组织科审核装入党员档案袋)、移交清单(组织部指定的党员材料移交登记表模板,一式三份均要有学院盖章、签字,组织部盖章、签字

3积极分子材料、移交清单(参考组织部党员材料移交登记表模板,一式两份,均要学院盖章、签字

4、全国毕业研究生就业通知书(报到证白联)

5、学生体检(今年未体检,无该项材料)

6、入学前档案(含高中档案、大学档案、工作期间档案、已入袋的部分研究生期间材料)

其中1研究生组织安排移交,第2-3项由学院移交4由招生就业处提供,第5项由校医院提供第6项由档案馆提供

学院负责  材料具体的合档工作档案馆负责指导核查工作

预科毕业生装档材料 

1、结业生登记表

2、学生成绩

3、学生入学登记表

4、高中档案

5、团员材料

6、积极分子材料

7、党员材料 

温馨提示

1-7项均由预科教育学院提供,装入西南民族大学印制的档案袋移交,移交时详细移交清单(清单列字段含序号、学号、姓名、性别高中档案、学生登记表、结业登记表、学生成绩团员材料、积极分子材料备注等。请依次填写、勾选并按学号从小到大排列后打印),档案袋按学号从小到大排序

②预科教育学院负责这  项材料的装档、清点工作;档案馆负责接收、核查工作。

学生登记卡,永久存档案馆切勿装入学生个人档案袋。学生登记卡附班级名册(档案馆提供模板,名册和登记卡均按学号从小到大排序移交档案馆

毕业生合档、寄档时间安排

(一)毕业生合档时间

1第一次集中合档5月、6毕业) 

合档时间

合  档  学  院

上午(8:30-12:00

下午(1:30-5:00

2020-6-30

(星期

研究生院

研究生院

2020-7-1

(星期

研究生院

研究生院

2020-7-3

(星期

生命科学与技术学院,经济学院

电气信息工程学院,

体育学院,彝学学院

2020-7-6

(星期

药学学院,管理学院

化学与环境保护学院,社会学与心理学学院,藏学学院

2020-7-7

(星期

计算机科学与技术学院,法学学院

城市规划与建筑学院,外国语学院

2020-7-8

(星期

旅游与历史文化学院艺术学院

文学与新闻传播学院

2、第二次集中合档7月毕业

合档时间

合  档  学  院

上午(8:30-12:00

下午(1:30-5:00

2020-7-13

(星期一)

所有学院

所有学院

温馨提示:请各学院提前做好合档材料收集工作。合档工作需有老师带队,且在规定时间内完成,未在规定时间内前来,一律不接待(咨询电话:85522589)。 

(二)毕业生寄档时间

层次

批次

研究生

寄档时间

本科生

寄档时间

档案改派

截止日期

第一

715

星期三

715

星期三

研究生714

本科生:714

第二

717

星期五

717

星期五

715

注意:请辅导员通知学生注意寄档时间节点档案寄出前改派学生及时将报到证白联交到档案馆,并更改档案寄送地址改派而未到档案馆更档案寄送地址,以及档案寄出改派的档案会寄往原档案派送单位学生只能前往档案派送单位办理转档手续。 

毕业生档案去向查询

档案转递采用“邮政EMS标准快递”专用通道邮寄,在档案寄出一周后,学生可查本人档案转递信息。具体操作方法:

1、查询档案寄送信息

访问档案馆网站(http://dag.swun.edu.cn),点击“学生档案去向查询”链接,查询档案转递单位地址EMS快递单号邮寄时间等。

2、查询邮寄物流信息根据快递单号到EMS官方网站查询(http://www.ems.com.cn)或拨打11183电话查询。

温馨提示:档案寄出后两个月内,学生需要关注和查询档案去向。①凭就业报到证到档案接收部门及时查询落实档案是否收到。②若档案已寄出但未收到,需要查询邮寄去向的,一定要在一年内查询(邮政公司规定,学生档案寄出之日起一年内可以追踪查询档案签收部门和签收人,超出一年,邮政公司不允查询)。③需要档案馆协助查询,请在学期开学工作日内,拨打档案馆查询电话:028-85522589

毕业生合影照片移交

毕业生集体合影照片档案是高校照片档案的一个重要组成部分,也是我学校重要档案资料和宝贵财富。为更好的保管、规范学校的毕业生集体合影照片档案,现对我校毕业生集体合影照片归档提出如下意见:

(一)、归档范围:

12020届本科、硕士、博士毕业生合影照片。

2、往年未归档的毕业生合影照片。

(二)、归档要求:

1、归档的毕业生合影照片以班为单位、研究生按学院留影。

2、照片尺寸统一为9寸彩色照片。

3、照片正上方应该有专业名称、年级、摄制时间。

4、照片下方应根据人员所在具体位置,按序填写学生、教师的姓名。

5、应同时提交实物照片和数码照片。

6、移交清单(档案馆提供模板),照片档案移交档案馆前需要填写照片档案移交清单,一式两份。

7、照片归档时间:2020101之前。

备注:详情请到档案馆或拨打电话028-85522018(黄老师)咨询。



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